811如何培养在政府机关的公文写作能力?

2022年1月30日

我在体制内做过多年秘书,跟着领导抠过无数篇稿子。

可以说,公文初稿的润色,直接关系公文是否优秀。

我将其总结为 12 个环节,每个环节都不容出错。

公文初稿完成后,对文章的修整也格外重要。

我们通过对初稿的修整,才能把不统一的文字统一起来,把不一致的内容一致起来,文章才能最终完全褪去之前残留的、来自原始素材的五彩斑斓的杂色,变得严整一体,成为一篇合格的公文。

公文定稿的过程,一般而言都是由肥到瘦的过程,是一个对初步堆起的材料进行整合、精炼的过程。

唐代诗人卢延让有个名句,叫「吟安一个字,拈断数茎须」,把成就文字精品之道说得非常生动,要想写出好稿子,必须经历从初稿到终稿的艰辛与煎熬。

我在办公室改了几年稿子,我的领导是从大机关下来的,要求严,跟着他一字一句地抠稿子,因此也有了一些心得,润色一篇文章,以下几个环节是一定少不了的。

1. 先调格式

领导和上级如何在最短时间里判定一篇公文的质量和水准,是看结构?不是!是看标题?不是!是看起始段或结尾段?更不是!

我告诉你,是格式。格式不光会影响领导对一篇公文的认知,就连我们「材料狗」自己,写作状态也会受到格式影响。

我的习惯是,初稿一旦形成,马上调好格式,再进行润色,这或许是一种怪癖,但我总觉得只有看到三号仿宋字,才能进入公文的氛围,才能坐直身子,投入其中,一板一眼地扮演起领导来。

2. 大刀阔斧地删去「的」和「了」

不少领导会用「干净」称赞一篇公文,说这篇文章行文干净,毫不拖泥带水。

「不拖泥带水」,实在是很难理解的一种抽象感觉。如果说改稿有什么四两拨千斤的绝技,能马上让一篇啰唆的文章清爽起来,那必定是无脑删去「的」和「了」等助词。

我改的稿子多了,认识到一件事:对于大部分稿子,「的」「了」普遍处于严重过剩状态,看都不看删去一半也不会影响文章理解。

大刀阔斧地删去「的」和「了」,就能迅速使文章呈现「干净」状态,更为精确、简练。这需要我们刻意为之,随时检视。

在正式公文里,「了」字用多了,会破坏文体风格,显得不够专业、严肃和简洁,感觉整篇文章漫不经心,口语色彩很浓,语言水平有问题。例如下面这段话:

17 日下午 14 点,单位召开了今年第四季度工作计划会。李副主任主持了会议,就本单位上一个季度的工作做了总结,在为全体员工部署了下一个季度的工作任务的同时,指出了当前工作中存在的不足。

以上段落,五个「了」字全部都是冗词,全部可以去掉,并不影响原意。

相反,去掉之后文章变得铿锵有力,动词直接作用于名词,中间没有缓冲和停顿。

召开会议就是召开会议,做总结就是做总结,部署任务就是部署任务,没必要「了」来「了」去。感受一下删掉之后的效果:

17 日下午 14 点,单位召开今年第四季度工作计划会。李副主任主持会议,就本单位上一个季度的工作做总结,在为全体员工部署下一个季度的工作任务的同时,指出当前工作中存在的不足。

「了」之所以会让文字感觉拖沓,原因有两点:一是「了」严重口语化,不适合作为公文语言,而且凡是大规模使用「了」字的文章,文句本身一定存在表述不清的问题。

其次,「了」字在语感上有一种强烈的降速作用,会严重拖慢句子节奏。

所以,我们在润色公文时,看到「的」「了」,一定要有第一时间将其删除的冲动,除非反复斟酌而确需保留。

当然,万事不可从一个极端走向另一个极端,对于讲话稿、座谈会发言这类材料,为了保持一种口语的节奏感,「的」「了」就可以多保留一些。

3. 长句变为短句

如果有对文学比较感兴趣的朋友,可能知道杨绛和汪曾祺两位大作家,他们两个在文学史上是以文字优美漂亮著称的,这两位大师的文字读起来特别清爽,同时又韵味无穷。

我发现,这两位大师文字共同点就是,句子短。

我给大家看两段话,一段是杨绛先生作品《我们仨》中的话:

我们这个家,很朴素;我们三个人,很单纯。我们与世无求,与人无争,只求相聚在一起,相守在一起,各自做力所能及的事。碰到困难,钟书总和我一同承当,困难就不复困难;还有个阿瑗相伴相助,不论什么苦涩艰辛的事,都能变得甜润。我们稍有一点快乐,也会变得非常快乐。所以我们仨是不寻常的遇合。

句子是不是短得令人震惊?顶顶长的句子也不过十个字!由此可知,句子短和句子优美之间,是存在着某种必然联系的。

写材料一样的改稿子脑中还需时刻盘旋的一条硬杠杠就是减少长句杜绝超长句单个句子长度最好不要超过 35 否则必然影响阅读和朗诵

按照标准公文格式,每行约为 28 字,也就是说每句话不要超过一行半。

一个比较直观的鉴别句子是否过长的标准是:一行字不能没有一个标点,一个句号最好不要超过两行。

写完稿子从头到尾读一遍,如果读着感觉快憋死了,就赶紧把长句截短。

至于截短长句的方法,一个是加逗号,另外就是加连词。

4. 查找前后用词和语句重复

「写东西最怕什么?最怕用词重复。」这是我的领导反复跟我念叨的一句话。有这么严重吗?我反复体会,领导所言不虚。

用词重复是不少初稿的常见弊病,重复用词表明作者词汇量不足,对词语的运用未能得心应手,改稿时需重点关注。

一件事反复提,一个词反复用,会让文章显得很没水平,听者或观者一定会想:这个人水平真低啊,这个写材料的人完全词穷了啊!

小王负责起草单位的五年工作总结,开头他是这样写的:

五年来,面对错综 复杂 的国内外形势,面对经济发展新常态等 复杂 变化,在班子坚强领导下,我们牢记嘱托,全面 学习 贯彻 党的十九大精神, 全面贯彻 落实省委 重大 决策部署,积极应对经济下行等 重大 考验,克难攻坚、奋发进取,单位事业发展取得 丰硕 成果。

问题在哪?重复的地方太多了:「复杂」出现了两次,「全面」出现了两次,「贯彻」出现了两次,「重大」出现了两次,「重要」和「重大」也很像,这段话就不够精彩。应该对重复用词进行替换:

五年来,面对错综 复杂 的国内外形势,面对经济发展新常态等 深刻 变化,在班子坚强领导下,我们牢记嘱托,深入 学习贯彻 党的十九大精神, 全面落实 省委重大决策部署,积极应对经济下行等 严峻 考验,克难攻坚、奋发进取,单位事业发展取得 丰硕 成果。

大家要牢记,公文三行之内要尽量避免同样的词重复出现,如果发现有复用的词,将其中一处用语义相似的词句替换掉。

为了避免用词重复,平时需多积累常用公文用词的替代词,如「重要」可用「关键」「首要」「关系重大」等替代,「此外」「另外」可用「值得一提的是」等代替,「巨大成绩」可用「显著进步」「令人瞩目的进展」代替,等等。

5. 调整逻辑顺序

校稿时,还要特别注意文章的逻辑。文章的逻辑,既包括部分之间的逻辑,也包括段落之间的逻辑,还包括段内句子之间的逻辑,甚至一个句子中用词也要符合逻辑。

写初稿的时候往往顺着语感写,顺着灵感写,没有精力关注文字之间的内部逻辑,很多内容的逻辑往往是混乱的,所以逻辑问题,是我们润色材料的时候要尤其关注的。

大家可能都有感觉,看有些稿子的时候你会发现,虽然文字优美、用词考究,一段话也洋洋洒洒说了不少,但总是觉得哪哪都别扭,这往往是逻辑上出了问题。

我前几天改一个稿子,文中有一句排比相当有力,说「必须要自觉服从大局、坚决维护大局、正确认识大局」,看着铿锵有力,还挺对仗,但仔细一琢磨,就能发现句子内部其实逻辑混乱,正常的逻辑应是,先有认识大局,才谈得上服从和维护大局,不能是已经服从了,再去谈认识。

大家写稿、改稿时一定要留意逻辑问题,尤其是看到公文写作中特别常见的句子中两个联合关系的动词一起用,宜按照事理顺序排列,而不宜颠倒过来。

比如,「保持和发扬」「巩固并提高」「继承和发展」,不能写成「发扬和保持」「提高并巩固」「发展和继承」。

再如,「支持主任、副主任和其他同志的工作,增进和维护新成立的秘书处的团结。」维护在逻辑上必然处于增进之前,连维护都维护不住,还谈什么增进呢?因此「增进和维护」要毫不犹豫地改成「维护和增进」。

还有些工作,有固定的工作程序上的先后顺序,不能随意改变。例如,要制定一项惠民政策,一般是先调查研究、听取意见、征求建议,再汇总整理、多方协商、民主讨论,最终形成初稿、反复修改、审定下发。

觉得逻辑有问题的,无论是部分、段落,还是句子、用词,都要敢于调整。该挪到前面的挪到前面,该放到后边的放到后边。

6. 提炼主题句,明晰段落结构

文章的整体结构大家一般都比较在意,条条块块尚能分割得清晰,但到了段落结构这个层面,很多初稿就是一塌糊涂,根本没法深究了。

不少初稿写段落的时候都是肆意为之,想到哪写到哪,没有提炼过主题句,密密麻麻一大段,理解起来费劲,显得材料质量不高。

一般来说,每段的第一句应为主题句,对本段基本观点和内容予以概括;中间几句是发展部,有层次、有逻辑地阐述主题句的思想;结论句则对本段主要思想予以深化。

7. 文字比例必须整齐匀称

人类对形式审美总是有很高要求。路边的树木、草坪、灌木,按说让其自由生长对空气更好,对植物自己也好,但事实上这行不通,人类看到这些自由生长的植物就难受,非要把树按等距离种好,灌木、草坪修剪得整整齐齐,认为「整齐」才是「美」的,有序的。

同理,写材料,文字比例「整齐」也是硬杠杠。

篇章要整齐。除去开头结尾,中间各部分长度应该差不多,每个部分差不多都讲三点以上意思。

为什么讲三点以上意思才看着舒服?一方面,这是逻辑需要,还记得我们前面讲过的「提出问题、分析问题、解决问题」逻辑吗?三点以上,逻辑上才有纵深,比较言之成理。

同时,「三三制」也是为了迎合文字比例整齐的审美需要,大家普遍审美是一米七以上的妹子高挑好看,你非要领个一米二的妹子回家,父母肯定不满意。

段落要整齐。各个段落篇幅应该差不多,不能第一条十几行,第二条只有两三行。

标题要整齐。同一部分内,不能有的标题三四个短句,有的却一个单句,如:第一,进一步加强学习;第二,始终把加快发展作为第一要务,全力推动经济健康发展。这就属于不整齐,改的时候需要规置成:

第一,始终把加强学习作为第一需要,不断提升自身执政能力;第二,始终把加快发展作为第一要务,全力推动经济健康发展。

这样标题才整齐匀称。

8. 检查句子的语法结构

总的来讲,与英文相比,汉语很不重视语法,这是中文本身的特点决定的,汉语以字为基本表意单位,对语法错误的包容性很强。

不信,大家可以看看下面这句话:

研表究明,汉字序顺并不定一影阅响读。比如当你看完这句话后,才发这现里的字全是都乱的。

哈哈哈,是不是很好玩。我举这个例子,不是想说中文的语法不重要,相反,我是想说,因为汉语的语法太过宽容,所以大多数人语法水平底下,材料员也莫不能外。

所以,在润色校对的过程中,一定要进行语法检查,把句子分为主、谓、宾、定、状、补六类成分,砍去细枝末节,理清句子主干,然后按照这些成分的组成、要求、用法、范围来鉴别语句是否正确,找出语句错误。

语法错误的类型很多,我在这里不一一展开,只提醒大家公文中最常见的一种语法错误:动宾搭配不当,即句子里动词和宾语搭配错误。

不少人凭着所谓的语感生造动宾搭配,写出这样的句子:必须进一步明确和执行建设有中国特色社会主义的政治、经济、文化的基本目标和基本政策。

乍一看用词丰富,似乎还不错,把动宾结构理出来一看就出问题了,「明确」和「目标」、「政策」都能搭配,而「执行」只能和「政策」搭配,不能和「目标」搭配。

我们可将句子分为两个分句:「……必须进一步明确建设有中国特色社会主义的政治、经济、文化的基本目标和基本政策,并确保政策得以执行……」

9. 注意核实数字

公文写作中还有一项特别易犯的错误,那就是数据错误。

不少材料,尤其是总结性材料,往往涉及时间、人数、序列、经济指标等各个方面的数据,务必对此保持高度注意,反复校对,确保数据准确无误。

除了要关注数据的来源和准确性,还要重点关注数据前后不一致的问题。

我们在起草初稿的过程中,可能收集了来自多个部门的素材,运用在文稿的不同部分。

写初稿时,不容易有整体观,注意力都在当时正在写的部分上面,如果部门提供的素材之间数据打架,你又没注意,成稿时就会出问题。

有次我起草材料,涉及单位某年的招生人数,招生就业处负责全校学籍管理和本科招生,给我提供的数据是全校 2017 年共招生 9810 人,其中本科生 3120 人。研究生院负责研究生招生,给我的数据是 2017 年共招研究生 7560 人。

于是我在初稿中写道:2017 年我校招生态势平稳,共招录本科生 3120 人,研究生 7560 人,总计 9810 人。

检查时我发现,哎呀,不对啊,这本科生和研究生招生数加起来比招就处提供的总数多啊,根本不止 9810 人啊!

经过多方查证,才搞明白,研究生院给的研究生招生数据包含了几百名非全日制研究生,而招生处未将其纳入统计。乖乖,好悬,这要是没发现,就闹笑话了。

所以,当引用不同单位提供的数据时,一定要注意确认数据的统计口径、区间是否一致,以免贻笑大方。

核实数字还有另一层含义,就是标题中或是正文中表示顺序的数字一定要正确连贯,比如,一项工作本来有四项要求,按照一、二、三、四的顺序排列下来了,但领导觉得第三部分没有必要给删除了,结果标题却没有改过来,就少了一个第三点,这种情况在写初稿的时候很容易忽视。

尤其是当标题层级比较多,而每级标题包含的小观点也比较多时,要认真检查层级标题序号是否有交叉,同一层级内标题序号是否有重复,或是序号与实际不一致。

核实文中表示顺序的数字,还要注意数字格式的统一。无论是直接用序号:一、(一)、1.,还是用文字性的一是、二是、三是,第一、第二、第三,同一层级的数字格式一定要统一起来。

我刚入门曾犯过这类错误,第一个标题是:第一,提高认识。写第二个标题时大意了,就变成:二是强化落实。第三个标题又转回来了:第三,完善监督。「第一、二是、第三」,这就是典型的序号格式不统一,必然要被领导批评的。

10. 核实古文和典语

用典是提升材料文采的有效途径,我主张多用典。但同时,也强烈提醒大家注意核实文中引用的古文、领导讲话等典语,千万别出现错误,画虎不成反类犬。

有次我改别人的初稿,文中有这样一句话:「孔子说过,『不义而富且贵,于我为浮云』。」用来描述廉洁自律的重要性,相当贴切。

但我没有被这句古语妖娆的外表蒙蔽,因为我有个习惯,不管是自己写的初稿,还是改别人的初稿,碰到古文等引用,都会逐句核实。核实的方法也很简单,把整句拷贝下来放到百度中一搜,找到原文来源即可。

就这么一搜,出问题了,论语《述而》中的原话是,「子曰:『饭疏食饮水,曲肱而枕之,乐亦在其中矣。不义而富且贵,于我如浮云。』」也就是说,不是「于我为浮云」,而是「于我如浮云」。于是马上将其改正。可见,越是不熟悉的引用,越要严肃核实!

11. 注意容易误用的成语

有些成语词性、含义比较复杂,难以从字面看出,需要我们在校稿时特别留心。成语之所以被误用,主要是因为没有理解其真正含义,使用时望字生义、先入为主,被其中的某一关键词诱导。

比如,「曾几何时」普遍被误作「曾经」的意思使用,其本意是指时间没过多久;「差强人意」本义表示事情结果还不错,却常被反过来当作「不如人意」来使用;「莘莘学子」本来已含有众多的意思,后面却偏偏再加上个「们」字;「灯火阑珊」本意是指灯火稀疏、人烟稀少、比较冷清,却被误解为「灯火通明」,等等。

提高成语勘误水平,只能靠学习。网上有人总结了「容易误用的 100 个成语」等资料,大家可以找来看看,对照学习,免得写材料时闹笑话。

12. 政治性专有名词和领导原话一点都不能错

公文姓公,政治性是政府文稿的第一属性。如果说写材料这项工作有什么错误是一招毙命的,那就是政治性错误,犯一次,足以葬送你的职业生涯。

一方面,在涉及政治性问题或其他重大敏感问题上,必须与中央精神保持一致。

例如,2014 年 11 月 APEC 峰会在北京召开期间,网上某篇文章出现「21 个 APEC 成员国国家元首和政商精英」。其中有两处严重错误:第一,APEC 成员中包括中国台北、香港,所以不能用「成员国」一词;第二,「国家元首」更属严重错误。所幸,这一错误被及时发现,改为「21 个经济体的领导人和政商精英」。

另一方面, 在引用领导人讲话和政治性表述上要精准无误尤其是引用领导人讲话一定要慎之又慎万不可出现错误引错古文或许还能归到能力问题引错领导论述那就是作风问题甚至政治问题了

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