763工作能力强的人,都有哪些特点?

2022年1月8日

工作能力强的人往往拥有多任务下的工作规划能力。

当你的工作千头万绪,生活和学习不断有 deadline 的压力,那么你一定需要一个提高工作效率的规划方法。

要知道,我们想要提升工作效率,也许并不需要什么都做得很快,什么都压得很紧。当你优化了整个工作流程,一切都可以游刃有余地有序展开。

什么是「缩短关键线」方法?

钱学森有个说法「研制导弹,三分靠技术,七分靠管理」。

航天工程千头万绪,需要成百上千人的通力合作。如何让这些人更有效率地合作是一个至关重要的问题。

钱学森解决这个问题的方法就是「缩短关键线」方法。

他把一项任务分解为一个个具体的工作。把所有的工作用圆圈表示,先办的事情画在左边,后办的画在右边,然后在两个圆圈当中画一条直线,表示从前一个事情到后一个事情必须经历的工作,并标注所需时间。找出需要时间最长的一条线,这条线就叫关键线。

项目规划管理所需要协调管理的就是使得「关键线」所需时间能够尽量缩短。

因为它一缩短整个任务的完成时间就可以提前了。

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比如上面这幅图中,关键线就是 1 到 2 到 5 到 6 到 8 这一条。

其实,兰德公司也曾经提出了一个非常类似的项目管理方法——「项目关键路径法」,核心思想和关键线方法如出一辙。这种关键路径方法也成为现代项目规划和管理的重要基础手段之一。

「缩短关键线」,本质上是决定做事的优先级和顺序。

因为想要缩短这条「关键线」,其实无非就是投入更高的优先级,更多的精力和时间。这与我们上一篇「时间规划」的内容有些相同之处。

这个方法说起来非常简单,每个人都应该一听就会,一说就懂。但是,真正能把方法用起来的人却不多。我们极少有人能接触到航天工程这样极度复杂的大项目,但并不代表缩短关键线的系统工程思维没有用武之地。

我是如何用「缩短关键线」方法做饭的

我曾经跟人开玩笑的说,我是一个上个厕所都要做个路线规划,把微波炉里的牛奶顺路端出来的懒人。当然,这其实是真的。

虽然并不会因为少走两步节省多少时间,但心里总会觉得多走一点就是浪费。(你以为我是一个好吃懒做的胖子?然而我并不胖,恰恰相反,我的 BMI 才 21。因为我却会专门锻炼和跑步,这是不是很矛盾?)

还有一个我引以为傲的事情,在家里做饭的时候,我是公认的「快手」。从走进厨房,到端出两菜一汤半个来小时就够了。

同样做这些饭菜,我老婆常常会忙活一两个小时。我曾经有意识地对比了我俩做饭的过程,发现了效率差异的关键因素。

我老婆做饭实际是线性的,而我的处理方式更像并行。

大家思考这样一个问题,如果你需要做三个菜。你会集中把菜洗好处理好,然后一个个的炒菜,还是洗一个处理一个就炒一个?如果你不假思索的回答,有一部分人一定会觉得,第一种方案更好,更快也更利索。

但是我的实际经验是,第二种方案更快!这就是我「快手」做饭的秘密。

大家稍微思考一下不难发现,速度快的核心,就在于炒菜的时间并不是完全有用的。除了爆炒需要时刻翻勺,有的菜其实需要简单炖一下,或者焖一会。

在这段时间里,一般人会无所事事,而得益于我的做菜规划,我会抓紧处理下个菜的食材。

而且,我其实会有意识把做菜的顺序调整成适合这样做的顺序。所以大家不要杠「炒菜你还能分心」这样的问题。

比如今天要做一个烧茄子,一个炒鸡蛋,一个油焖虾。那么我会把最不需要处理食材的油焖虾第一个做,然后在锅里焖虾的时候,抓紧处理茄子。油焖虾做好,茄子下锅,在焖一会的机会把鸡蛋打好。大家一定发现了,炒鸡蛋因为时刻需要翻炒,所以我放到了最后一个。

大家发现没有,整个做饭流程,其实有一条关键线——就是「锅」的工作时间。你无论如何缩减不了锅的工作时间。

所以,缩短关键线就是把其他事项,尽可能分配到关键线之外,然后让它并行处理。

为什么炒个菜都要动这么多心思?

这也许就是一个把「懒」融进骨子里的人最后的倔强吧。

对我来说,如果有时间,我还是更喜欢坐下来读会书,或者听听歌。这可比在厨房的油烟中汗流浃背舒服多了。

简单的家庭厨房就能体现不同工作方式的效率差别,复杂的企业运营,项目规划,不同工作方式的差别就更加巨大。

那么,如何利用好「缩短关键线」的思路,去规划我们日常的工作呢?

拆分,重组,任务并行——规划工作的三步走

之前实验室的大老板有一个大科研项目。他首先把项目的林林总总内容拆分开来,变成若干个子课题。然后给手下的学生分别安排不同的方向,小导师负责抓几个方向,而大老板负责统筹全局。这种规划很有技术,最重要的一些课题项目,往往都是大老板用最聪明能干的人承担,一些边角料杂货则会分配给硕士甚至本科生。这个过程其实和「钱学森领导航天工程」是很类似的。只不过规模要小很多。

想要让工作规划得更合理,其实核心是把握一个顺序问题

而很多人其实都有误区——很多看似有顺序的事情,其实并没有顺序!

比如做三个菜这件事,看起来是有顺序的。但其实并没有那么严格的顺序,因为处理第二个菜食材并不一定要在第一个菜做完才开始。

再说一个我现在工作中常常遇见的例子。

我这几年带研究生做科研就发现,有的学生工作的习惯就是线性工作。

比如调整完代码运行,在运行的当口就无所事事的刷手机。我知道他并不想偷懒,只是确实没有跑完数据,没办法进行下一步。于是我就跟他说,你可以读一读文献,把论文的「介绍」部分写一写,或者把之前的一些结果画出图来。其实一篇论文的很多部分并不是必须实验数据跑出来后才能动笔的,有些部分,比如文章的介绍、实验方法的书写都是可以在结果还没出现的时候已经开始着手。

你看,一篇本身应该逻辑严密的科研论文,每一部分都不需要按照顺序完成。很多工作都是如此。

「缩短关键线」的原理说起来简单,但真正使用起来,还需要你对工作有系统的构思和规划。这种规划,可以分成三个步骤。

  1. 对工作进行细致拆分

把一件工作拆分开来,去找到每个小环节的顺序,以及哪些环节并不需要顺序进行

拆分工作就像细化目标。一个庞大的目标会让人望而却步,但如果拆分开来就会容易实现很多。当然,我们的目的不仅仅是为了让工作看起来更容易实现,更重要的目的,是找到各个环节是否具有「顺序」。

所谓顺序,简而言之就是必须做完这件事,才能做下一件事。

比如盖房子的时候必须先打地基,然后才能盖上面的房屋。

但是,许多看似有顺序的事情,其实并无顺序。还是以盖房子为例,曾经大家觉得,地基打好了,再往上一层一层的盖楼是天经地义的事情。但是打地基和盖楼必然有先后顺序吗?预制件的出现颠覆了这种传统观念。

新的预制件的建筑方式,是在工厂加工制作好建筑用构件和配件(如楼板、墙板、楼梯、阳台等),运输到建筑施工现场,通过可靠的连接方式在现场装配安装。

你看,高楼大厦那一层层房子,并不一定要一点一点砌砖盖起来,它们完全可以在打地基的同时,在工厂加工完毕。

所以,拆分任务,然后去重新思索事物的「顺序」,可能会让你的效率有着质的提升。

  1. 任务重组

在将一个大任务拆分出若干小任务之后,就要进行再次重组。

重组的目的,是按照工作特点对工作顺序进行重组。或者哪些工作有强烈的相关性,可以放到一起进行。

比如上一节我讲自己做菜的例子,就是对做菜的步骤顺序进行了重组。把第二道菜的备料放到第一道菜开始炒的时间。

还有一个最常见的例子,就是路线规划。如果你是一名外卖员,你其实不自觉地在不停进行路线规划。你希望能够用最短的路送出最多的外卖(尽管意味着一些外卖会超时)。其实,送餐原本是按时间顺序排列的一系列任务,但想要提升效率,你就需要按照送餐地点把任务重新排列。

  1. 并行处理

最后就是并行处理任务了。在重组任务顺序之后,你其实就已经清楚哪些任务是可以并行处理的。

比如盖房子的时候,打地基和工厂加工预制件是可以并行处理的,这样能极大提升建筑效率。

另外,生活当中其实充斥着各种可以并行处理的任务,而且我们也很擅长。比如你会在吃饭的时候看剧,在泡脚的时候刷手机,在擦地的时候听相声。其根源在于,你的大脑在某个任务当口太空闲了,为了提高效率,让它同时处理两三件事也难不倒你。

当然,我并不支持你在学习的时候听歌,在需要认真工作的时候挂着 QQ 和别人闲聊。你需要分清楚哪些事情可以分心可以并行,哪些事情不行。

最后,通过这三个步骤,你应该可以更高效率地重新规划你的工作和生活了。

让自己的工作和生活效率飞起来吧!

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