759一个人如果表达能力差、理解能力差,怎么改变?

2022年1月8日

在表达这件事上,你是不是有过这样的困扰:

❑大脑里有些想法,但却不知道怎么说?

❑讲了半天,别人不知道你想表达什么?

❑讲话的信服力很弱,说服不了别人?

解决这些困扰的方法并不复杂,难的是你能不能学以致用。想要真正改变自己的表达能力,需要你不断练习练习再练习。

下面,我将会用一个个具体的例子剖析表达能力,力求让你一看即懂,一学就会。

第一部分:好表达的三个层次

  1. 完整的陈述观点;

  2. 条理清晰的陈述观点;

  3. 逻辑严谨地陈述观点。

第二部分:快速提升表达能力的三个方法:

  1. 复盘练习法;

  2. 复述练习法;

  3. 电梯法则练习法。

01 丨学会完整的陈述观点

好表达跟差表达之间,最大的区别在于是否使用了准确、具体的语言,来支撑你说说的内容。

仔细阅读下面几个描述,将有利于你更快理解其中的区别。

较差的描述:

「这个月公司业绩不好」

一般的描述:

「这个月公司业绩表现不好,比上个月下降了不少」

较好的描述:

「这个月公司业绩比起上个月下降了 10%,具体来说,是因为员工离职导致客户开发数量降低,本月离职了 7 名销售人员,离职员工的客户分配给了其他同事维护,工作量有所增加,所以新客户的开发数量降低了近 20%。」

显然,在你看完这三句描述后,一眼就能分辨出哪个描述更好,那个描述更差。

业绩不好只是这句话的观点,但具体有多不好呢?前两个描述并没有给出合理的解释。

作为读者,你只会有疑惑「哪里不好?」「为什么不好?」「什么程度叫做不好?」

而最后一个描述,则有效地帮你解答这些困惑,有理有据的说明了业绩不好这个观点的原因。

想要做到准确的表达,在你所表达的内容中需要包含「观点」+「证据」这两项。

你的证据描述越详细、越具体,能在对方脑海中描绘出画面感,对方就越能够理解你的意识。

毕竟表达最重要的意义,就是向他人传递我们内心的思想情感,让他人理解我们的思想情感。

当我们希望想听众能理解时,表达过程中应该包含了「观点」和「证据」,否者听众不明就里,不知道你想传递什么信息。

很显然,第一个例句里「这个月业绩不好」只是一个纯粹的观点,缺乏证据,所以听众会留下疑惑。

反过来,如果只有证据,对方同样一头雾水。

比如以下对话:

「今天上班路上看到一只狗,身子小巧玲珑,棕色毛发」
「?」
「没事,我就想说我看到一只狗」
「…」

像上面这样只陈述「证据」,就容易造成对方不知道你想说什么的局面。

好表达第一步:用观点+证据的结构精准描述。

02 丨学会条理清晰的陈述观点

不过只会精准描述还不够,你是否遇到这样的经历,明明觉得自己讲的很清楚、很详细,可是对方还是没有抓住你的重点?

这时候也许你心里已经非常不耐烦,觉得对方理解能力怎么这么低!

打住打住,先停止抱怨,因为问题可能是在自己身上。

不信,你看一看这句话:

小明是一个非常优秀的人。-----观点
他工作高效,做事情从不拖泥带水,交待的任务都能够立即完成,学习能力突出,做事情认真严谨,工作中出来没有出现过失误,轮岗期间能够快速适应新岗位的工作实现,为人友善,乐于帮助同事解决问题,做人还很有爱心,经常看到他参加社区公益活动,还很喜欢读书,每个月最少读 4 本书。-----证据

虽然这句话有证据,有观点,描述也很完整。但你没感觉到,压根记不住说了什么吗?

这是因为,这一段描述中缺乏语言结构。

下面我们做个小实验:

请你花 10 秒时间,记住下列这幅扑克牌的花色及数字。

1…

2…

…10

时间到!

现在闭眼回忆一下,你记住了几张扑克牌呢?

4 张?6 张?总之,有一大堆记不住!

下面我们换一副扑克,再做个小实验:

还是花 10 秒钟时间,记住下列的扑克牌花色及数字:

1…

2…

…10

时间到!

你发现了吗?

这次轻而易举的就能记住全部扑克的花色与数字,而且顺序也丝毫不差。

这两副牌的内容明明是一样的,为什么后者比前者更容易记住呢?

因为人类的大脑更喜欢「简短、有规律」的信息。

美国认知心理学家乔治·A·米勒在他的研究论文《神奇的数字:7±2:我们信息加工能力的局限》中指出,年轻人的记忆广度大约为 7 个单位。

有的人能记住 9 个单位,有的人只能记住 5 个,比较容易记住的是 3 个左右,最容易记住的是 1 个单位。

除此之外,还有许多相似的研究都表明了,人的短时记忆更容易接纳 7±2 以下的信息。

回到表达上,如果希望表达的内容,更容易被人记住,这时候就需要将信息整理成简短、有规律的内容,再传递出去。

根据「神奇的 7±2」理论研究,2-4 个关键点是最容易让人记住的。

以前面的那段话为例:

小明是一个非常优秀的人。他工作高效,做事情从不拖泥带水,交待的任务都能够立即完成,学习能力突出,做事情认真严谨,工作中出来没有出现过失误,轮岗期间能够快速适应新岗位的工作事项,为人友善,乐于帮助同事解决问题,做人还很有爱心,经常看到他参加社区公益活动,还很喜欢读书,每个月最少读 4 本书。

这个陈述传递的信息虽然完整,但是内容比较凌乱,估计听完后也记不住这个人具体优秀在哪里。

那么,为了让这段话更有记忆点,应该如何改呢?

这里可以应用演讲中常见的「黄金三点法」,顾名思义,就是把一段话分为三部分进行描述。

如果你经常听演讲的话,你就发现很多领导讲话时,特别喜欢用「三点法」。

比如万科总裁郁亮的演讲稿:

又比如,李开复博士的演讲稿:

即便你听完后也不知道他们具体说了哪些,但是图片中标记的关键点,基本上是能够记住的。

下面我们应用「三点法」,对刚刚的描述做个优化。

原文:

小明是一个非常优秀的人。他工作高效,做事情从不拖泥带水,交待的任务都能够立即完成,学习能力突出,做事情认真严谨,工作中出来没有出现过失误,轮岗期间能够快速适应新岗位的工作事项,为人友善,乐于帮助同事解决问题,做人还很有爱心,经常看到他参加社区公益活动,还很喜欢读书,每个月最少读 4 本书。

修改后:

小明是一个非常优秀的人,从三个方面能够证明。 第一、他工作高效,做事情从不拖泥带水,交待的任务都能够立即完成; 第二、学习能力突出,做事情认真严谨,工作中出来没有出现过失误,轮岗期间能够快速适应新岗位的工作事项; 第三、为人友善,乐于帮助同事解决问题,做人还很有爱心,经常看到他参加社区公益活动,还很喜欢读书,每个月最少读 4 本书。

怎么样?

改过了之后,是不是觉得简洁明了,更容易记住了呢?

提升自己的语言结构并不困难,只要你在生活中能够刻意练习「三点法」,很快就能够有成效。

比如每次评价一件事情时,多用「第一、第二、第三」,「首先、然后、最后」这样的序列词表达,就能给他人一种逻辑严谨的感觉。

但是需要提醒你的是,这只是一种伪逻辑的表达技巧,虽然对初学者而言非常有效,如果你希望自己能成为一个逻辑高手,那么接着往下看吧。

03 丨学会逻辑严谨的表达

为什么说上面的案例是伪逻辑呢?

因为在前面「第一、第二、第三」的描述中,内容并没有蕴含真正的逻辑关系。

比如第二点提到学习能力突出,可是工作没失误跟学习能力没太大关系呀?

又比如第三点说小明为人友善,但跟后面的喜欢读书并没有前后关系。

这就好像,你告诉别人「我喜欢吃面条,比如拉面、拌面、汉堡包。」

对方只会一脸汗颜的问你,「汉堡是面么…

如果想要让这段话符合真正的逻辑,那么应该把里面的描述按照真正的逻辑关系放在一起。

优化后是这样的:

小明是一个非常优秀的人,从三个方面能够证明。 第一、他工作高效,做事情从不拖泥带水,交待的任务都能够立即完成;做事情认真严谨,工作中出来没有出现过失误。 第二、学习能力突出,轮岗期间能够快速适应新岗位的工作事项;喜欢读书,每个月最少读 4 本书。 第三、为人友善,乐于帮助同事解决问题,还很有爱心,经常看到他参加社区公益活动。

用思维导图画出来,则是这样:

那么,什么样的表达才叫真逻辑呢?如何才能找到背后真正的逻辑关系呢?

下面我们继续探寻语言表达的逻辑。

逻辑是思考与表达的基石,如果没有逻辑,那么一切想法或观点,无异于在沙滩上盖起了摩天大楼,一推就倒。

自从做在网络上写文章以来,遇到最多就是「杠精」,他们通过抬杠获取快感,经常跟别人唱反调故意持相反的意见。

而且他们往往无视或者曲解原述的逻辑,经常发表对人不对事的意见,仅为反对而反对,通过针对性反驳惹翻他人,进而达成目的。

举个例子:

正常逻辑:拉面、拌面、炸酱面都是面条。
杠精逻辑:凭什么炸酱面是面条?汉堡包为什么不能是面条!

你会觉得后者的言论对吗?显然不对,因为它不符合逻辑。

那什么是逻辑呢?简单来说,逻辑指的是思维规律或者客观规律。

凭什么汉堡不是面条?

面条一种用谷物或豆类的面粉加水磨成面团,之后或者压或擀制或抻成片再切或压,或者使用搓、拉、捏等手段,制成条状(或窄或宽,或扁或圆)或小片状,最后经煮、炒、烩、炸而成的一种食品。

显然,汉堡的制作流程跟面条不太一样,它不符合面条的客观规律。

扯远了,我们回到表达的逻辑上,逻辑是表达的基础,也是我理解的表达最高层次,因为大部分人都能够做到完整的表达,或者有结构的表达,但往往很难找到表达内容背后真正的逻辑关系,无法做到真正的逻辑严谨的陈述。

想要做到逻辑表达,首先你需要知道有哪些常见的逻辑。

常见的逻辑有两类,一种是演绎逻辑,另一种是归纳逻辑。

演绎逻辑指的是由一般到特殊的推理方式,而归纳逻辑则截然相反,是由特殊到一般的推理方式。

演绎逻辑

就是从普遍性的理论知识出发,去认识个别的、特殊的现象的一种逻辑推理方法。

从一般推理到特殊

演绎的基本形式是三段论。三段论是以一个一般性的原则(大前提),以及一个附属于一般性的原则的特殊化陈述(小前提),由此引申出一个符合一般性原则的特殊化陈述(结论)的过程。

举个例子:

你的书在家里,家里的书都在桌上,因此你的书在桌上

三段论的应用很广,是人们进行数学证明、办案、科学研究、企业管理等分析问题时,能够得到正确结论的科学性思维方法之一,只不过在实际应用中,并不是这种标准的三段形式。它可能隐藏了大前提、小前提甚至是结论。

分析问题时常用的「问题/现象-原因-对策」,就是常见的演绎方式。

我最近刚好空调不制冷,于是联系维修师傅来加制冷剂,我是如何得出这个结论的呢?用「问题/现象-原因-对策」演绎就是这样:

在这个演绎当中,实际上是将大前提隐藏了起来,如果还原成三段论就是这样:

从问题到原因的演绎——

隐藏的大前提:任何问题都是因为某个原因产生的; 小前提:现在的问题是「空调不制冷」; 结论:「空调不制冷」的问题是由「空调老化,制冷剂不足」引起的。

从原因到对策的演绎——

隐藏的大前提:问题的解决对策必须针对原因 小前提:现在的原因是「空调老化,制冷剂不足」 结论:「添加制冷剂」的对策是针对「空调老化,制冷剂不足」的原因。

当然,实际在解决问题的时候,可能会有多种结论、多种方案,比如说可以换新空调。不过这不是本文的重点,重点在于表达的逻辑。

演绎逻辑是表达逻辑的基础,只不过在生活中的表达通常会隐藏了大前提或者小前提,直接说出结论,结论是否正确,取决于下面三点:

  1. 大前提所代表的的一般性规律需要绝对正确
  2. 小前提是大前提的特殊情况
  3. 结论符合充要条件

如果不符合这三点,那么你所表达的观点就很容易被人推翻,甚至会闹笑话。

比如:所有的鸟都会飞,鸵鸟也是鸟,所以鸵鸟会飞。

这句话显然是谬论,因为它的大前提「所有鸟都会飞」是错的,最后的结论自然也是错误的。

除了演绎逻辑外,还有另外一种常见的逻辑叫做——归纳逻辑。

归纳逻辑

归纳逻辑是与演绎逻辑截然相反的逻辑关系,它从特殊到一般的逻辑推理,也常被称之谓一种或然性推理。

所谓归纳逻辑是指人们以一系列经验判断或知识储备为依据,寻找出其遵循的基本规律或共同规律,并假设同类事物中的其他事物也遵循这些规律,从而将这些规律作为预测同类事物的其他事物的基本原理的一种认知方法。

比如前文提到的:「拉面、拌面、炸酱面都是面条」,是因为这三道菜是特殊的个体,具有共同的特征性质,并且符合「面条」的特性,因此将其归纳到「面条」的类别当中。

常见的归纳逻辑有三类:时间顺序、结构顺序、重要性顺序

  • 按时间顺序的表达:

顾名思义,时间顺序就是按照时间发展顺序产生的逻辑。

写日记是最常见的时间顺序表达逻辑:今天早上做什么事情,下午做什么事情,晚上又做了什么事情。

或者汇报工作时候,按照工作进度向领导汇报:现目前的准备,项目过程中的行动,项目结束后的结果。

表达过程中,按照时间顺序进行表达,有利于听众理解你的思路。

  • 按结构顺序的表达:

结构顺序则是构成顺序的各个部分,将各部分组合在一起就是一个整体,有三种结构:

地理空间:如七大洲(亚、欧、非、南北美、大洋、南极)、四大洋(太平洋、大西洋、印度洋、北冰洋)

抽象概念:Strength、Weakness、Opportunity、Threat(SOWT 分析法各部分构成)

实物结构:如图所示,各个部分组合在一起构成实物的整体

以抽象概念为例,在表达时候就可以这么说:

经过分析,得出如下结论,当前我们的内部优势有……;内部劣势有……;外部机会有……;外部威胁有……。

此外,还有最后一种重要性顺序的逻辑关系。

  • 按重要性顺序的表达:

重要性顺序就是将事物按照它的共同特征归类,并且按照重要性程度排列。

举个例子,例如现在有这几个物品:菜刀、圆珠笔、牙刷、砧板、卷笔刀、刮胡刀

你会如何归纳?

将菜刀、卷笔刀、刮胡刀归为一类,因为他们都是「刀」。

听起来不错,提炼出「刀」这个共同特点,这就是按照重要性顺序的第一层含义:按共性归类。

可是,你该如何排列他们的顺序呢?如何按共性的重要程度排列呢?

没有找到背后逻辑的话,说明你的归纳方式或许是错误的,我们需要重新排列。

这些东西都是零售店里的商品,不论是沃尔玛这样的大型超市,还是 7-11 的小型便利店,你会发现它们的货物都是排列的整整齐齐,按照事物类别分类。

比如「圆珠笔」和「卷笔刀」,它们都是办公用品;「菜刀」和「砧板」都是厨房用品;「牙刷」和「刮胡刀」都属于洗浴用品。

因此,根据这些共同特性,为这些物品重新分类:

首先满足了它们的第一个条件:共同特性。

其次满足了第二个条件:按照重要性程度排序。

从商品购买频率的角度出发,洗浴用品的购买频率最高(牙刷的使用频率比刮胡刀更高,所以买的次数也比较多);办公用品的购买频率其次(尽管现在推崇无纸化办公,但是圆珠笔购买频率还是比较高的,尤其是相比卷笔刀);最后是厨房用品(应该有很多人像我一样,菜刀砧板可能两三年才会换一次)。

以上几种逻辑关系,我们根据描述事项的异同,选择不同的逻辑,这样就能够让别人更加容易听懂我们说什么,而且表达也会更加严谨。

到此为止,相信你已经看明白了好表达与坏表达之间的区别。

如果你以及记不清了,我们简单回顾一下:

「好表达」的陈述是完整的,应该包含了「观点」+「客观事实」;

「好表达」的陈述是条理清晰的,它让语言更有结构,让人轻易听懂;

「好表达」的陈述是富有逻辑的,有理有据,经得起推敲。

在逻辑方面,你需要了解常见的演绎与归纳两种逻辑:

-演绎逻辑:就是从普遍性的理论知识出发,去认识个别的、特殊的现象的一种逻辑推理方法。

-归纳逻辑:归纳逻辑是与演绎逻辑截然相反的逻辑关系,它从特殊到一般的逻辑推理,也常被称之谓一种或然性推理。

归纳逻辑中,包含了三种常见的逻辑顺序:时间顺序、结构顺序、重要性顺序

在最早的初稿当中,写到这里应该就完结了,承蒙各位读者朋友捧场,希望能介绍几个练习表达能力的方法。也就不藏着掖着了,一并分享给各位,至于能不能练习起来,就是看自己努力了。

提升思维逻辑的核心还在于多多思考,下面是我个人经验总结出的思考方法

04 丨快速提升表达能力的 3 种方法

  • 方法一:复盘练习法

「复盘」来源于棋类术语,指在每次对弈后,棋手在棋盘上重新走一遍,分析下棋过程中对弈者的优劣与得失关键。

复盘被认为是围棋选手增长棋力的最重要方法,尤其是自己和高水平者对弈时,可以通过他人的视角看到自己思考不足的地方,从而将别人的经验化为己用。

所谓的复盘思维,就是对过去所做的事情重新「过一遍」,通过回顾、重演和分析、找出原因、总结规律,指导我们下一次的行动。

在今天,复盘思维的应用也非常广泛,不论是股票分析,还是工作分析,许多厉害的人都善于复盘。

我们该如何将复盘思维用在提升沟通技巧上呢?

以跟同事或领导的对话为例,在沟通时你可以用纸笔记录对以下步骤的思考:

首先,回顾你们当时沟通的目的,对话的主题是什么?要解决什么问题?要输出什么观点?

其次,重演沟通的过程,并分析原因,思考当时交流时为什么说这句话?为什么有这样的观点?是不是有不足之处?

最后,探寻对话规律,工作中的沟通场景无非是汇报、请教、指导、拒绝等,我们遇到的往往不是一个问题,而是一类问题。

当你经过复盘后,就能发现某个场景高效沟通的技巧及关键,经过复盘分析后,就能形成自己的经验,融入自身的知识体系当中。

条件允许的话,甚至可以把对话录音起来,避免复盘时候出现纰漏。

  • 方法二:电梯法则练习法

虽然叫做电梯法则练习,但并不是让你在电梯里说话。该方法来自著名的咨询公司——麦肯锡。

麦肯锡是一家为企业提供管理咨询的公司,作为世界领先的咨询公司,也有悲痛的过往,毕竟罗马不是一日建成的。

麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训:该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。 咨询结束的时候,麦肯锡的咨询顾问在电梯间里遇见了对方的董事长,该董事长问麦肯锡的项目负责人:「你能不能说一下结果呢?」 由于该项目负责人没有准备,而且即使有准备,也无法在电梯从 30 层到 1 层的 30 秒钟内把结果说清楚。 最终,麦肯锡失去了这一重要客户。

从此,麦肯锡要求员工必须要在最短的时间内,把事情表达清楚,凡事要直奔主题、直奔结果,将表达内容归纳在 3 个要点内,这就是广为流传的「30 秒电梯法则」。

我们该如何应用「30 秒电梯法则」?

例如你想跟领导汇报一项事情,你可以事先尝试一下,自己能不能在 30 秒内表达最重要的事情。

又如你去面试时,面试官让你做个自我介绍,你能不能在 30 秒内展现出自己比较全面的信息?

在日常练习的时候,你可以打开手机录音,来一段即兴演讲,记住要一鼓作气,即便没有讲好也不要重头开始。录完后回放一遍,你就知道自己在表达上的不足了。

  • 方法三:复述练习法

不知道你们平时是否爱看 TED 的演讲,为什么现在 TED 那么受欢迎?

除了有干货外,很大原因是因为他们能够讲好一个故事,不论是自己的故事,还是自己他人的故事。

他们的演讲不只有「干货」,还有很多有趣的故事,这么有趣的演讲,受众自然就多了。

表达能力好的人,通常都善于转达别人的讲话观点,或者复述别人的故事经历。

复述故事,也是提升沟通表达能力,最简单有效的方法之一。

比如你看完了一部电影,你认为这部电影很精彩想分享给其他人,那么复述一下这个故事吧。

或者看到件很有趣的事,想分享给身边的朋友,那么复述一下事情的起因经过结果吧。

我们在练习的时候,同样可以拿出手机录音,通过复盘的方式,去感受一下自己复述的水平。

到这,本文的全部内容都已经结束了,其实原理也好,方法也罢,知道之后都觉得并不困难。

难的是学以致用,把这些知识应用在实际的工作生活当中,从知道到做到之间的距离说远不远,说近不近。

这就得看你有没有踏出这一步了,最重要的,是知行合一。

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